Política de Tratamiento de Datos Personales

Responsable: DISTRIBUCIONES MÉDICAS SEDILAB S.A.S.

Sitio web: (dmsedilab.com)

Fecha de entrada en vigencia: 01 de septiembre de 2026

Última actualización: 29 de septiembre de 2026

1. Identificación del responsable

DISTRIBUCIONES MÉDICAS SEDILAB S.A.S., en adelante SEDILAB, identificada con NIT 901.922.502-0, con domicilio en Medellín, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene, use, circule, transmita, transfiera, suprima o procese a través de su sitio web, formularios, correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, relaciones comerciales y demás canales de atención.

Para consultas, solicitudes, reclamos o el ejercicio de derechos relacionados con datos personales, el titular puede comunicarse a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: privacidad@dmsedilab.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 324 351 8797
• Ubicación: Medellín, Colombia
• Sitio web: (dmsedilab.com)

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Gerencia Administrativa.

2. Marco normativo

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se elaboró de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten.

SEDILAB reconoce y protege el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información personal que repose en sus bases de datos, así como a revocar la autorización otorgada cuando sea procedente.

3. Alcance

Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos o tratados por SEDILAB, como responsable o encargado del tratamiento, respecto de:

• Clientes y potenciales clientes.
• Instituciones prestadoras de servicios de salud, clínicas, laboratorios, hospitales, consultorios y demás organizaciones relacionadas.
• Proveedores, distribuidores, contratistas y aliados comerciales.
• Empleados, candidatos y excolaboradores.
• Visitantes del sitio web.
• Personas que diligencien formularios de contacto, solicitud de cotización, PQRS u otros formularios, o que se comuniquen por WhatsApp u otros canales habilitados por SEDILAB.
• Las demás personas que establezca la ley.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las siguientes definiciones, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley 1266 de 2008.

Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Datos de niños, niñas y adolescentes: datos personales de menores de edad, cuyo tratamiento está prohibido salvo cuando responda y respete su interés superior y se asegure el respeto de sus derechos prevalentes.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia cuando tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios

SEDILAB aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la Ley 1581 de 2012 y a las normas que la desarrollan.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima que se informa al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no se obtienen ni divulgan sin autorización, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener de SEDILAB información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo lo realizan las personas autorizadas por el titular o por la ley.
• Seguridad: la información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Información que recopilamos

SEDILAB puede recopilar información personal suministrada directamente por los titulares a través del sitio web, formularios de contacto o cotización, llamadas, correo electrónico, WhatsApp, relaciones comerciales, contratos, órdenes de compra y procesos internos.

6.1. Información que usted nos entrega

Según el canal y la finalidad de la relación, SEDILAB puede solicitar o recibir:

• Nombre completo.
• Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
• Cargo, profesión, área o dependencia.
• Nombre de la institución, empresa, IPS, clínica, laboratorio u organización.
• Ciudad, departamento, país y dirección.
• Número telefónico y de WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Información relacionada con solicitudes de cotización y con los reactivos, insumos, dispositivos médicos o equipos de interés.
• Historial de comunicaciones, solicitudes, reclamos, garantías o requerimientos.
• Información comercial, de facturación, cartera o pago, cuando exista una relación contractual o comercial.
• Documentos requeridos para la vinculación comercial, contractual, laboral o de proveedores, cuando aplique.

El titular puede abstenerse de suministrar información personal. Sin embargo, esa decisión puede impedir que SEDILAB atienda una solicitud, genere una cotización, formalice una relación comercial o preste determinado servicio.

6.2. Información recopilada automáticamente

Al navegar en el sitio web se puede recopilar información técnica y de uso, directamente o a través de proveedores tecnológicos, como dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, páginas visitadas, fecha, hora y duración de la visita, sitio de referencia e interacciones con formularios, botones y enlaces.

Esta información puede obtenerse mediante cookies y tecnologías similares, y utilizarse para la seguridad, el funcionamiento y la mejora del sitio, el análisis estadístico y la prevención de actividades fraudulentas.

6.3. Información recibida de terceros

SEDILAB puede recibir información de terceros cuando exista autorización del titular, una relación comercial legítima, una obligación legal o contractual, o cuando se trate de información pública. Estos terceros pueden incluir empresas de mensajería y logística, proveedores de alojamiento web, correo electrónico, facturación y soporte tecnológico, entidades financieras, fabricantes, proveedores, aliados comerciales, plataformas de análisis web y fuentes de información pública permitidas por la ley.

Toda información obtenida de terceros se trata conforme a esta política.

7. Finalidades del tratamiento

SEDILAB trata los datos personales únicamente para finalidades legítimas relacionadas con su objeto comercial, administrativo, contractual y operativo:

• Atender solicitudes de información, contacto, cotización, asesoría, soporte o servicio al cliente.
• Contactar a clientes, prospectos, proveedores o aliados por teléfono, correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto u otros canales autorizados.
• Elaborar, enviar y hacer seguimiento a cotizaciones, pedidos, ventas, entregas, devoluciones, garantías y obligaciones comerciales.
• Comercializar y suministrar reactivos, dispositivos médicos, insumos, equipos y demás productos o servicios ofrecidos por SEDILAB.
• Gestionar facturación, cartera, pagos, cobros y obligaciones contractuales.
• Validar información comercial, financiera o contractual cuando sea necesario y permitido por la ley.
• Gestionar relaciones con proveedores, distribuidores, contratistas, trabajadores y aliados.
• Mantener registros internos, históricos comerciales, soportes contables y evidencia de comunicaciones.
• Enviar información comercial, catálogos, novedades, eventos y promociones, únicamente cuando el titular lo haya autorizado.
• Mejorar productos, servicios, procesos, canales de atención y la experiencia de navegación.
• Realizar análisis estadísticos y de uso del sitio web de forma agregada.
• Prevenir, detectar y responder ante fraudes, incidentes de seguridad o usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Conservar evidencia de la autorización otorgada por el titular.

8. Autorización del titular

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y, en general, el tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de datos de SEDILAB requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. SEDILAB ha dispuesto mecanismos para obtener la autorización antes de la recolección de los datos, garantizando que sea posible verificar y probar su otorgamiento.

La autorización puede obtenerse por medios físicos, electrónicos o verbales que permitan conservar evidencia de la voluntad del titular, entre ellos:

• Casillas de aceptación en formularios web.
• Formularios físicos o documentos firmados.
• Correos electrónicos.
• Mensajes de WhatsApp u otros canales digitales.
• Contratos, órdenes de compra o documentos comerciales.
• Grabaciones de llamadas, cuando se informe previamente al titular.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el registro civil de las personas.

El titular puede revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a SEDILAB a conservarlos.

9. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SEDILAB.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SEDILAB, salvo cuando no sea necesaria según la ley.
3. Ser informado por SEDILAB, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SEDILAB.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Deberes de SEDILAB como responsable del tratamiento

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, SEDILAB se compromete a:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando oportunamente al encargado del tratamiento todas las novedades.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al encargado del tratamiento el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
13. Informar al titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Los derechos pueden ser ejercidos por el titular, previa acreditación de su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado, previa acreditación de la representación, y por estipulación a favor de otro. Los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercen por quienes estén facultados para representarlos. Si la solicitud la presenta una persona distinta del titular sin acreditar que actúa en su representación, se tendrá por no presentada.

Todas las consultas y reclamos se reciben en el correo privacidad@dmsedilab.com o en la línea de atención de WhatsApp +57 324 351 8797.

11.1. Consultas

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de SEDILAB. La solicitud debe contener:

• Nombre del titular y medio para recibir la respuesta.
• Documentos que acrediten la identidad del titular o de su representante.
• Descripción clara de los datos sobre los cuales se realiza la consulta.

Las consultas se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible responder en ese término, SEDILAB informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

11.2. Reclamos

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, puede presentar un reclamo que debe contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no presenta la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa. Cuando no sea posible atenderlo en ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

El titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SEDILAB.

12. Datos sensibles y datos de menores de edad

SEDILAB no solicita ni trata datos sensibles, salvo cuando sea estrictamente necesario, exista autorización previa, explícita e informada del titular o se configure una excepción legal. Cuando se soliciten, se informará al titular que no está obligado a suministrarlos y cuáles son los datos sensibles objeto de tratamiento.

SEDILAB no realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo que sea estrictamente necesario, se cuente con la autorización de su representante legal y se respete su interés superior y sus derechos fundamentales.

13. Transmisión y transferencia de datos

SEDILAB puede transmitir o transferir datos personales a proveedores, aliados, contratistas o encargados que requieran acceso a la información para cumplir las finalidades descritas en esta política, como proveedores de alojamiento web, correo electrónico, mensajería, facturación, soporte tecnológico, seguridad, logística, transporte y análisis web. SEDILAB exige a estos terceros medidas de confidencialidad y seguridad conforme a la normativa aplicable.

Algunos de estos proveedores tecnológicos, como los servicios de alojamiento del sitio web o de análisis de tráfico, pueden tener sus servidores fuera de Colombia. En esos casos, SEDILAB adoptará las medidas exigidas por la legislación colombiana para la transmisión o transferencia internacional de datos.

14. Seguridad de la información

SEDILAB implementa medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación, entre ellas:

• Control de acceso a sistemas y bases de datos según las funciones de cada usuario.
• Gestión de usuarios, roles y contraseñas.
• Copias de seguridad periódicas.
• Certificado SSL y conexión cifrada HTTPS en todo el sitio web.
• Actualización de sistemas, plugins y servicios tecnológicos.
• Monitoreo y seguimiento de incidentes de seguridad.
• Acuerdos de confidencialidad con trabajadores, proveedores y contratistas.
• Medidas anti-spam y de protección en formularios web.

Aunque SEDILAB adopta medidas razonables de seguridad, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico es completamente infalible.

15. Enlaces a sitios de terceros

El sitio web puede contener enlaces a sitios o servicios de terceros, como WhatsApp, redes sociales o páginas de fabricantes. SEDILAB no es responsable de las políticas de privacidad de esos sitios. Recomendamos revisarlas antes de suministrarles información.

16. Cookies y tecnologías similares

Las cookies son pequeños archivos que se almacenan en el navegador del usuario. El sitio web de SEDILAB utiliza:

• Cookies técnicas o esenciales: necesarias para el funcionamiento del sitio, como mantener la lista de productos para cotizar, la seguridad y la sesión.
• Cookies analíticas: permiten medir de forma estadística el número de visitas, las páginas consultadas y el comportamiento de navegación, mediante herramientas como Google Analytics.

Cuando se utilicen cookies no esenciales, SEDILAB dispondrá de un aviso o mecanismo de consentimiento antes de activarlas. El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Bloquear las cookies puede afectar algunas funcionalidades del sitio.

17. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política entra en vigencia a partir del 29 de septiembre de 2026.

Las bases de datos de SEDILAB estarán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, mantener la relación comercial o contractual, atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o regulatorias. Cumplida la finalidad y agotados los términos legales de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados.

18. Cambios a esta política

SEDILAB puede actualizar esta política por cambios normativos, operativos, tecnológicos o comerciales. Los cambios sustanciales se publicarán en politica-privacidad y, cuando corresponda, se informarán por los canales de contacto disponibles antes de su implementación.